איך חשבונית נכנסת
וואטסאפ
חשבונית שנשלחה בשיחה
הודעה עם צילום
מייל
חשבונית שהגיעה במייל
מייל עם קובץ מצורף
צילום או העלאה
חשבונית נייר שהגיעה עם הסחורה
צילום מהנייד
מרכז החשבוניות
עכשיו כן.
כל החשבוניות.
במקום אחד.
כל ערוץ נכנס אחרת. מהקו הזה, זו אותה חשבונית.
כתובת קליטה מאובטחת מקבלת כל קובץ חשבונית שמועבר אליה, למשל חשבונית שהגיעה בוואטסאפ או במייל, שומרת אותו, בודקת לפי תוכן הקובץ שהוא לא נקלט כבר, וקוראת אותו עם ההגעה. אין חיבור ישיר לוואטסאפ, ומייל שנרשם בלי הקובץ עצמו לא נכנס לתור עד שמצרפים לו אותו.
LIVEinvoice-ingest-inbox
חשבונית נייר מצלמים, או גוררים תמונה או PDF, גם כמה בבת אחת, והיא נקראת ומותאמת למוצרים בקטלוג באותו מסך.
LIVEinvoice-intake-receiving
מהנייר למלאי באתר
ספק, מספר חברה, תאריך, סכום, מע"מ וכל שורה. עד היום מישהו ישב מול הנייר והקליד את כל זה.
מה שהגיע
נתוני הדגמהספק
מ.ר. סחר בע"מ
חשבונית מס
40217·26.08
שורה אחת, מקרוב
שורה 1 מתוך 7
נתוני הדגמהכרטיס המוצר בקטלוג
נתוני הדגמהכוס זכוכית 350 מ"ל
מק"ט GL-350
מחכה לאדם
שורה 5 · מגש עץ 40 ס"מ · לא נמצא מוצר תואם בביטחון מספיק.
השורה נשארת ריקה ולא נוגעת במלאי, עד שמישהו מכם בוחר מוצר ומאשר.
המלאי באתר עודכן
אחרי אישור, 24 יחידות נכנסו לכוס זכוכית 350 מ"ל, פעם אחת בלבד.
הספק זוהה לפי מספר החברה
החשבונית תויקה תחת הספק הנכון, גם כשהשם כתוב אחרת.
החשבונית בדקה את עצמה
סכום השורות מול סך החשבונית, לפני מע"מ: מסתדר.
שינוי מחיר של הספק נתפס
כוס זכוכית 350 מ"ל: ₪6.90 בחשבונית הקודמת, ₪7.48 היום.
אתם נשארים על ההחלטות.
עד כאן ההדגמה.
מרכז החשבוניות בעסק שעליו MOVA נבנתה: כל חשבוניות הספקים במקום אחד, ומה שעוד חסר בהן מסומן על המסך ולא מוסתר. סכומי הכסף טושטשו.
מסך אמיתי מהמערכת2,097 חשבוניות ספקים במקום אחד. מה שעוד חסר בהן מסומן על המסך.
המערכת שבה MOVA נבנתה
חשבונית בתמונה או ב-PDF נקראת בפעם אחת: ספק, מספר חברה, מספר מסמך, תאריך, סוג מסמך, סכום, מע"מ וכל שורה עם כמות ומחיר יחידה. שורות סיכום כמו מע"מ, הנחה כללית ודמי משלוח לא נספרות כפריטים.
LIVEvision-extraction
הספק מזוהה לפי ח.פ או ע.מ שעל המסמך ולא לפי הלוגו, וכל חשבונית חדשה מתויקת תחת השם שהמספר הזה כבר שייך לו, גם כשהספק כתב את שמו אחרת.
LIVEsupplier-tax-id-identity
כל חשבונית נפתחת עם מדד שמראה אילו שדות נמצאו והאם השורות מסתכמות לסכום החשבונית. כשסכום השורות שווה לסכום לפני מע"מ, המסך אומר שהמע"מ לא זוהה ומציע להשלים אותו.
LIVEinvoice-confidence-audit
אישור השורות שהותאמו מוסיף את הכמויות למוצרים הנכונים באתר ומעדכן את מחירי העלות. לפני כל כתיבה המלאי נקרא מחדש, כדי לא למחוק מכירות שקרו בינתיים, והחשבונית מסומנת כך שאי אפשר לקלוט אותה פעמיים.
LIVEinvoice-to-stock-intake
כל מחיר קנייה נשמר לכל שורה בכל חשבונית. כבר בזמן הקליטה המסך מתריע כשמחיר היחידה שונה מהקנייה הקודמת, ובלוח יש רשימה של מוצרים שהמחיר האחרון שלהם עלה.
LIVEprice-increase-radar
מתוך החשבוניות שכבר נקלטו: חשבונית שנרשמה פעמיים, ספק קבוע שהפסיק לשלוח, מע"מ שלא מסתדר, וקצב ההוצאות של החודש מול החודשים הקודמים. כרטיס שאין לו ממצא לא מוצג בכלל.
LIVEexpense-insights-panel
החשבוניות
המלאיהחשבוניותקובץ חשבונית נקרא: 6 שורות, הספק זוהה לפי ח.פ, ו-5 שורות הותאמו למוצרים.המלאישורה אחת מחכה לאישור לפני שהיא נוגעת במלאי.המלאיאושר. הכמויות נכנסו למלאי באתר, והעלויות עודכנו.אף אחד לא הקליד חשבונית, והמלאי באתר מתעדכן מהחשבונית עצמה.
אישור השורות של חשבונית מכניס את הכמויות למלאי באתר ומעדכן עלויות, וחשבונית שכבר נקלטה לא נקלטת פעמיים.
LIVEinvoice-to-stock-intake
השאלה ששואלים אותנו על המחלקה הזאת
שורה בלי התאמה בביטחון מספיק נשארת ריקה ומחכה לאדם, במקום לנחש את המוצר הכי קרוב. חשבונית עם שורות לא מאושרת עד שמישהו מכם החליט על כל שורה. המטרה היא להוריד את ההקלדה, ולהשאיר את הבקרה אצלכם.
כל שורה מותאמת למוצר לפי מק"ט ולפי דמיון השם בעברית. מתחת לסף ביטחון השורה נשארת ריקה, וכששני שמות נושאים מספרים שלא תואמים, כמו 200 גרם מול 500 גרם, הציון מוגבל ולא מסומן כהתאמה ודאית.
LIVEinvoice-intake-receiving
חשבונית עם שורות לא מאושרת עד שאדם החליט על כל שורה, ורק חשבונית מאושרת יכולה להישלח לרואה החשבון. השליחה נבדקת גם בשרת, לא רק במסך.
LIVEverify-approve-send-accountant
הכספים
האתר
